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Escrito por Stefany Jovel

Los canales digitales ofrecen una enorme oportunidad a las empresas de acercarse e interactuar cada vez más con las audiencias. Sin embargo, también es conveniente que la empresa conozca y esté preparada para enfrentar algún tipo de riesgo que pueda surgir dentro de estos medios. Es por eso que al momento de establecer el plan de medios digitales también se debe desarrollar una política corporativa de uso de estos canales.

A continuación brindamos algunos consejos y consideraciones importantes para armar la política empresarial online:

¿Quién genera la política?
La política y condiciones de uso, dentro o fuera de los canales digitales, no puede ser diseñada y escrita por una sola persona. Debe generarla un equipo integrado por el administrador de las redes sociales de la marca, el presidente de la compañía, personal de RRHH, miembros de IT, representantes de marketing, programación y por lo menos un abogado

Antecedentes y uso
Las empresas deben desarrollar un Social Media Plan en donde se establezca cómo la empresa va a utilizar los medios sociales, ya sea de forma interna (empleados), externa (público) o si aplica ambas. Para esto se debe generar un documento o lista con antecedentes para clarificar la situación e identificar los posibles problemas que puedan surgir al entrar en los medios digitales, entre estos:

• ¿Cómo es la empresa utilizará las redes sociales, página web?
• ¿En qué plataformas?
• ¿Qué contenido o material que se usará?
• ¿Quién está involucrado en la generación y aprobación de contenido?
• ¿Qué políticas de la empresa ya están escritas y pueden ser aplicadas en este caso?
• ¿Quién tiene la responsabilidad global?
• ¿Qué puede hacer la empresa que no está haciendo actualmente?
• ¿Qué está haciendo la competencia?
• ¿Qué límites se han establecido contenidos inapropiados (incluyendo lenguaje obsceno o vulgar y comentarios discriminatorios)?

La política para los empleados
Además de pensar en los riesgos externos, también hay que desarrollar un plan de acción para establecer lo que los empleados pueden publicar o no en los canales digitales y que esté relacionado con la empresa o marca.
Se debe establecer si habrán acciones o restricciones cuando las personas estén en sus horas laborales, si habrán leyes de conducta online, etc.

• ¿Cómo los empleados puede usar las redes sociales, blogs, foros?
• ¿Están libres para todos?
• ¿Qué conductas son o no son aceptables por parte de los empleados en el mundo online?
• ¿Se deben generar reglamentos para uso de los empleados?, etc.

Generar cultura
La guía que se establezca debe reflejar fielmente la cultura de la empresa, incluyendo los valores culturales, transparencia de la empresa, objetivos con la comunidad, etc.

Política de empleados y política pública
Es necesario generar dos políticas para los canales digitales. Una para las personas que gestionan las comunidades en línea y otra para los empleados de la empresa que las usan para su vida personal.
La primera política debe estar enfocada en las actividades de la empresa, el desarrollo del trabajo, responsabilidades, etc.
La segunda política debe proporcionar información a los empleados acerca de lo que pueden y no pueden decir o compartir sobre la compañía y actividades laborales en su cuenta personal, como se explicó en puntos anteriores.

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